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Neste artigo, explicaremos o que é um software de gestão de compras, quais são os principais problemas enfrentados por empresas que não utilizam um sistema e como seu uso, através de plataformas Low Code, contribui para o crescimento de um negócio na América Latina (LATAM).
O que é um software de gestão de compras?
Um software de gestão de compras é uma solução tecnológica que permite às empresas automatizar e otimizar o processo de aquisição de bens e serviços. Este tipo de software facilita a tarefa de gerir fornecedores, realizar pedidos, receber e armazenar produtos, e manter um controle de inventários. Seu objetivo principal é melhorar a eficiência operacional e reduzir custos, o que o torna uma ferramenta crucial para empresas de todos os tamanhos. Além disso, as plataformas Low Code oferecem a possibilidade de personalizar estas soluções de acordo com as necessidades particulares de cada empresa.
Funções chave de um software de gestão de compras
- Automatização de pedidos: Permite programar e automatizar o processo de pedidos, assegurando que as empresas nunca fiquem sem estoque.
- Gestão de fornecedores: Mantém um registro detalhado dos fornecedores, incluindo seus produtos, preços e condições de pagamento.
- Controle de inventários: Ajuda a monitorar o inventário em tempo real, facilitando a tomada de decisões informadas sobre compras.
- Análise de dados: Fornece relatórios e análises sobre gastos, tendências de compra e desempenho de fornecedores, o que ajuda as empresas a identificar áreas de melhoria.
Problemas enfrentados por empresas que não utilizam um software de gestão de compras
As empresas que não utilizam um software de gestão de compras enfrentam vários problemas que podem afetar tanto sua eficiência operacional quanto sua rentabilidade. Alguns dos desafios mais comuns são:
• Falta de acompanhamento de pedidos:
Sem um software adequado, é difícil manter um acompanhamento preciso de cada ordem de compra. Isto pode resultar na perda de visibilidade sobre o estado dos pedidos, o que aumenta o risco de não receber produtos a tempo.
Gartner
• Erros humanos:
A gestão manual de compras é vulnerável a erros humanos, como por exemplo, pedir a quantidade errada ou selecionar o fornecedor incorreto. Isto pode causar atrasos significativos nas entregas.
• Dificuldades na tomada de decisões:
A ausência de dados analíticos dificulta a avaliação do desempenho de fornecedores, a identificação de tendências e a tomada de decisões informadas sobre a compra de produtos.
• Atrasos na gestão de fornecedores:
Sem um sistema que resolva de forma automática, pode haver atrasos nas entregas e problemas de abastecimento.
• Custos elevados:
A ineficiência no processo de compras pode resultar em custos elevados devido à falta de negociações eficazes com fornecedores, já que não se conta com dados suficientes para argumentar condições mais favoráveis.
• Incapacidade para gerir orçamentos:
Sem um software, as empresas têm dificuldades para controlar o gasto em compras e assegurar-se de que não se excedam os limites orçamentários, o que pode gerar problemas financeiros.
• Problemas de cumprimento e normativas:
A falta de gestão adequada pode levar a descumprimentos nas normativas legais e fiscais, expondo a empresa a riscos legais e multas.
Como um software de gestão de compras pode beneficiar o seu negócio na América Latina
Um software de gestão de compras pode oferecer múltiplos benefícios como:
Otimização de processos:
Automatiza tarefas repetitivas e melhora a eficiência em todo o processo de compras, desde a solicitação até a aprovação e o acompanhamento de ordens.
Análise de dados e tomada de decisões informadas:
Fornece ferramentas analíticas que permitem avaliar o desempenho de fornecedores e o histórico de compras.
Melhor relação com fornecedores:
Um software adequado facilita o acompanhamento e a gestão das relações com os fornecedores. Pode avaliar seu desempenho, o que ajuda a selecionar os melhores parceiros comerciais e melhorar as negociações.
Cumprimento normativo e transparência:
Na LATAM, as regulações podem ser complexas. Um software de gestão de compras ajuda a garantir o cumprimento normativo e proporciona uma rastreabilidade completa, o que aumenta a transparência em todos os processos de aquisição.
Redução de custos:
Ao melhorar a eficiência dos processos de aquisição e ter um maior controle sobre o gasto, as empresas podem reduzir custos operacionais.
Escalabilidade de negócios:
As soluções de software com Low Code permitem que, à medida que seu negócio cresce, possa adaptar a plataforma para gerir um maior volume de transações e dados, habilitando um crescimento mais estruturado e sustentável.
Num ambiente competitivo como o da América Latina, um software de gestão de compras é uma ferramenta estratégica para o crescimento do negócio. Ao automatizar processos, reduzir custos e melhorar a relação com os fornecedores, sua empresa estará melhor posicionada para enfrentar os desafios do mercado e aproveitar novas oportunidades.
Se está considerando implementar um software de gestão de compras no seu negócio, não hesite em pesquisar as opções disponíveis e escolher a que melhor se adapte às suas necessidades. Lembre-se que desenvolver através de plataformas Low Code lhe permitirá ter soluções com ampla capacidade de adaptação.